Checkliste: Warum Abläufe nicht funktionieren

Damit ein Betrieb erfolgreich ist, bedarf es bestimmte Abläufe. Dabei ist es egal, ob es sich um einen kleine Boutique oder einen großen Weltkonzern handelt. Abläufe sind immer nötig. Lediglich der Koordinierungsaufwand zwischen und innerhalb dieser Abläufe ist ein anderer.

Probleme für ein Unternehmen entstehen, wenn die Abläufe nicht oder nicht optimal funktionieren. Durch entsprechende Reibungsverluste geht meist viel Geld verloren.

Was ist ein Ablauf?

Ein Ablauf ist eine koordinierte, festgelegte Abfolge bestimmter Arbeitsschritte zur Erreichung eines Ziels.

Man kann sich dies leicht anhand eines Fließbandes in der Industrie vorstellen. Hier ist jeder Arbeitschritt genau den einzelnen Arbeitsstationen zugewiesen. Das Ergebnis ist schließlich das Produkt, das man verkauft.

Die Checkliste

Ist der Ablauf definiert?

Die erste zu stellende Frage. Gibt es überhaupt eine entsprechende Definition des Ablaufs? Denn ohne diese verbindliche Festlegung wird jeder Mitarbeiter seine Aufgaben so erledigen, wie er es sich denkt. Oder wie er glaubt, es sei am Besten.

Während in der Industrie die Abläufe vorgegeben sind, z.B. durch das Produktionsband, müssen Abläufe im kaufmännischen Bereich und im Dienstleistungssektor geplant und gesondert vorgegeben werden.

Ist ein Ablauf nicht definiert, verliert ein Unternehmen an Produktivität. Denn durch die fehlende Definition gibt es Abstimmungsbedarf und Reibungen, die einen glatten Prozessfluss verhindern und so zu unerwünschten Kosten führen.

Natürlich kann nicht für jede Eventualität ein Prozessablauf definiert sein und werden. Zumal, wenn es sich um Ausnahmen handelt. Jedoch für regelmäßig auftretende Tätigkeitsabläufe muss es definierte Prozesse geben.

Auch seltene Abläufe sollten sinnigerweise bei ihrem ersten Auftreten für später dokumentiert werden. Auch dann, wenn sie noch nicht ganz rund laufen. Es verhindert, dass man zukünftig etwas vergisst oder die gemachten Fehler wiederholt.

Ist der Ablauf den Mitarbeitern bekannt?

Der beste definierte Prozess bringt nichts, wenn die Mitarbeiter diesen nicht kennen. Folglich müssen Abläufe kommuniziert werden.

Sie dürfen dabei auch nciht davon ausgehen, dass ein kommunizierter Ablauf jedem betroffenen Mitarbeiter bekannt ist bzw. in Erinnerung bleibt. Es ist daher Ihre Pflicht immer wieder auf den Ablauf hinzuweisen. Insbesondere neue Mitarbeiter hierüber zu informieren.

Entspricht der Ablauf den betrieblichen Erfordernissen?

Es gibt immer wieder Prozessdefinitionen, die nichts taugen, da sie zum Betrieb noch passen. Entweder, weil sie irgendwann am Reißbrett entworfen oder gar einfach nur von einem anderen Unternehmen abgekupfert wurden. Oft liegt es aber auch daran, das die Entwicklung des Unternehmens oder der Technik nicht in den Ablaufdefinitionen  berücksichtigt wurde.

Die Prozessbeschreibungen sind einfach veraltet und müssen der aktuellen Begebenheit angepasst werden.

Wenn der Prozess nicht zum Unternehmen passt, dann wird er nicht zum gewünschten Ergebnis führen. Folglich muss der Prozess sich an den betrieblichen Ressourcen orientieren. Und regelmäßig geprüft werden, ob er noch passt und weiterhin zum gewünschten Ziel führt.

Sind die Abläufe zu komplex beschrieben?

Prozesse sind sinnvollerweise zu beschreiben. Sobald eine Definition vorliegt, kann anhand dieser der Ablauf geprüft und kontrolliert werden. Somit findet man Dank der Beschreibung auch die Störquellen im Prozess.

Eine Beschreibung setzt jedoch zusätzlich voraus, dass die Prozess auch für die betroffenen Arbeitnehmer verständlich niedergeschrieben ist.

Gibt es Vorbehalte gegen die  Abläufe?

Haben Sie den Ablauf einfach mal so definiert? Über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg?

Dann ist es kein Wunder, wenn es seitens der Belegschaft „Störfeuer“ gibt. Die betroffenen Mitarbeiter fühlen sich übergangen. Man weiß nicht, warum jetzt so und nicht anders.

Ressentiments, die nur aufgrund „fremdinitierter“ Verfahrensänderungen entstehen müssen aus dem Weg geräumt werden. Hören Sie auf die Meckerer und Nörgler. Tun Sie die nicht als solche ab, sondern verlangen Sie konstruktive Kritik und binden Sie diese bei der Prozessgestaltung mit ein!

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