Newsletter und die DSGVO

Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSVGO) hat auch auf Newsletter und Newslettersysteme Auswirkungen. Schließlich werden für Newsletter Daten erhoben und dauerhaft gespeichert. Daher muss ein Betreiber eines Newsletters sich über die DSGVOKonfimität seines Newsletters Gedanken machen.

An sich sollte der Betrieb eines Newsletters kein Problem unter der neuen Datenschutzrichtlinie darstellen. Er unterlag ja bis her schon den strengen deutschen Vorgaben aus dem Datenschutz und anderen Gesetzen. Haben Sie sich daran gehalten, ist Ihr Newsletter auch den DSGVO-Vorgaben weitestgehend entsprechend. Dennoch ist eine Analyse der Datenerhebung und Speicherung derselben ratsam.

Achtung:
Wir weisen daraufhin, dass wir keine Juristen sind und von uns keine juristische Beratung erfolgt. Weder im folgenden Text, noch in anderer Art und Weise. Die hier dargestellten Sachverhalte sind lediglich Meinungen bzw. Wissensstände von Nicht-Juristen.

Selbst-gehosteter Newsletter

Wer seinen Newsletter selbst betreibt. Also auf seinen eigenen Systemen eine entsprechendes Tool einsetzt und die Datenbank auf diesen selbst abspeichert, muss sich da unseres Erachtens wenig Gedanken machen. Die Daten sind in der ausschließlichen Verfügungsgewalt von einem selbst. Die einzige einfache Frage – die sich aber schon vorher stellt – ist die nach dem Zugriffsschutz gegen Hacker auf die Datenbank selbst oder ob der Hosting-Dienstleister in irgendeiner Hinsicht ein Hintertürchen offen hat.

Sollten Sie zusätzlich Marketing-Agenturen einsetzen, die Zugriff auf die Datenbestände bekommen bzw. haben, dann sieht die Sache jedoch schon anders aus. Da hier externe Einblick genießen, müssen Sie hier besondere Datenschutzrichtlinien und Verträge mit diesen vereinbaren.

Wichtig ist auch die Prüfung, welche Daten Sie erheben. Brauchen Sie wirklich alle? Ist es wirklich relevant zu wissen, wo der Newsletterempfänger wohnt? An welche Tag er Geburtstag hat etc.? Müssen Angaben von Geschlecht, Vor und Zuname unbedingte Pflichtfelder sein? Usw. Was machen Sie mit dem Wissen in Bezug auf Ihren Newsletter? Untersuchen Sie also Ihr Newslettermarketing in der Hinsicht, ob die erhobenen und gespeicherten Daten überhaupt von Relevanz sind. Die, die Sie nicht brauchen, sollten Sie löschen und zukünftig nicht mehr erheben.

Fremd-gehosteter Newsletter

Sollten Sie Ihren Newsletter aus gelagert haben, dann sieht die Sache schon anders aus. Nicht nur Sie, Ihre Marketingagenturen haben auf diesen Zugriff, sondern auch der Newsletter-Dienstleister. Im schlimmsten Fall sogar unbekannte Dritte, wen dieser Dienstleister z.B. das Recht von Ihnen bekommen haben sollte die personenbezogenen Daten Ihrer Empfänger an Dritte weiter zu verkaufen oder eigene Werbung in Ihren Newsletter einzubinden. In diesem Fall haben Fremde Zugriff und Sie wissen im Sine der DSVGO nicht, was diejenigen damit anstellen

Hier ist es zwingend erforderlich, sich seitens des Newsletter-Anbieters unverzüglich einen entsprechende (Verpflichtungs-)Erklärung einzuholen, in der dargelegt wird, was mit den von Ihnen bereitgestellten Daten passiert. Sollte diese nicht vorgelegt werden oder nicht Ihrer Anforderung (bzw der Einschätzung Ihres Juristen) entsprechen, ist es ratsam, entweder Nachbesserungen zu verlangen oder den Dienstleister zu wechseln, bzw. gleich den Newsletterversand ins Haus zurückzuholen und zukünftig selbst zu betreiben.

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Über Andreas Behling

Dipl.-Kfm. Andreas Behling studierte in Berlin an der Freien Universität Berlin Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing und Produktionswirtschaft. Schon in den 1990er Jahren beschäftigte er sich mit dem Internet, erstellte Websites und sammelte Erfahrungen in Bereich der Online-Werbung. Nach dem Studium war er mit dem Online-Marketingcontrolling eines großen Versandhauses, später mit dem Risikomanagement (interne Revision, Controlling) des stationären Handels und einem mittelständischen deutschlandweit tätigen Handwerksbetrieb betraut. Zu dem hat er Erfahrungen im Fuhrparkmanagement, im Direktvertrieb sowie dem Personalmanagement gesammelt.Vernetzen Sie sich mit Andreas Behling über LinkedIn

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