Newsletter für kleine Unternehmen: Voraussetzungen

Auch in Zeiten der Sozialen Medien gelten Newsletter noch als eine sehr effiziente Möglichkeit, Kunden zu gewinnen und vor allem zu binden. Newsletter bieten dabei unschlagbare Vorteile gegenüber den sozialen Netzwerken.

Aus diesem Grund sind die Newsletter keine zu vernachlässigende Alternative zu den gehypten Kundenkommunikationswegen.

Jedoch: Wie setzt man als kleineres Unternehmen diesen Kommunikationsweg um? Was muss man beachten?

Wir wollen hier eine Möglichkeit skizzieren, wie man ohne erhebliche technische Voraussetzung und mit geringen Kosten ein Newsletter-System einrichten.

Rechtliches

Zunächst einmal muss man an paar Dinge vorbereiten

Sie brauchen zum einen eine Möglichkeit sich bei Ihrem Newsletter anzumelden. Ideal ist es, wenn Sie auf Ihrer Website ein Formular einrichten, in dem der Interessierte seine Mailadresse angibt. Vielleicht noch Vor- und Zuname.

Zudem müssen Sie ein paar rechtliche Voraussetzungen erfüllen. Sie müssen Ihre Datenschutzrichtlinie anpassen (wir haben z.B. einen entsprechenden Absatz unsere rechtliche Hinweise angepasst). Zusätzlich müssen Sie ein Double Opt-In-Verfahren sicherstellen.

Mit dem Opt-In-Verfahren „beantragt“ der zukünftige Newsletter-Empfänger, die zukünftige Zusendung. Er gibt Ihnen freiwillig seine Daten. Jedoch reicht dies nicht aus. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Ihnen mitgeteilte Mail-Adresse auch wirklich dem richtigen Empfänger gehört.

Dies erreichen Sie, in dem Sie an die mitgeteilte Adresse eine Mail senden, mit der Sie nochmals eine Bestätigung zur Zusendung erbitten. Erst wenn sie diese erhalten haben, dürfen Sie die nächsten Newsletter an den Empfänger versenden.

Natürlich gibt es noch andere Wege, wie Sie Adressen von Kunden sammeln können.

Newsletter-System

Sammeln von Adressen ist das eine Problem. Das andere ist die Mail an die Empfänger zu verteilen. Hier gibt es eigentlich nur zwei Wege:

  1. Sie verwenden einen Newsletter-Dienstleister
  2. Sie versenden die Rundschreiben irgendwie über eigene Infrastruktur.

Bei ersterem haben Sie zusätzliche Kosten. Zu dem geben Sie Daten Dritter an extern heraus. Sie müssen also die Einwilligung haben und sicherstellen, dass die Daten nicht an unbefugte weitergegeben werden.

Besser ist also, wenn Sie die Informationsmails aus Ihrer bestehenden Infrastruktur versenden. Für Content-Management-Systeme gibt es entsprechende Tools. Sie können aber auch Mailprogramme erweitern. Zwei Beispiele wären Mailpoet-Plugin für WordPress oder MailMerge-AddOn für Thunderbird. Beide Erweiterungen gibt es kostenlos.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Daher sollten Sie selbst prüfen und beurteilen, welches der vielen Tools für Sie das idealste ist.

Newsletter-Versand

Sobald Sie die Anmeldung geregelt, die Rechtlichen Anforderungen erfüllt und das Newsletter-System bereitgestellt haben, können die Informationsmails an die Empfänger verteilen.

Achten Sie hierbei darauf, dass Sie nicht zu selten Nachrichten versenden, aber auch nicht oft. Bei ersterem werden Sie vergessen – der Erinnerungswert geht verloren! Bei zu häufigem Versand kann es bald Abmeldungen hageln oder Sie landen im Spam-Ordner der Empfänger. Versuchen Sie also den Mittelweg zu finden.

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