Newsletter mit MailMerge (Plugin)

Nach dem wir uns die Grundlagen für Newsletter angesehen haben und auch diesen Kommunikationsweg als Push-Kommunikation vor längerer Zeit geoutet haben, sollten wir uns den angekündigten Newslettertools zuwenden.

Als erstes betrachten wir das MailMerge-AddOn für Thunderbird. Dieses AddOn ist seit Sommer 2009 auf dem Markt und kostenfrei zu besorgen sowie leicht zu installieren (Wie, Sie das mit Hilfe des Mailprogramms Thunderbird downloaden und installieren, werden wir Ihnen an dieser Stelle nicht sagen. Fragen Sie notfalls den ITler Ihres Vertrauens).

Vorbereitungen für den Einsatz

Neben der schon angesprochenen Installation müssen natürlich ein paar Vorbereitungen getroffen werden.

Zu Einen müssen Sie sicherstellen, dass man sich in den Newsletter an- oder abmelden kann. Auch sollten Sie, wenn Sie von Kunden schon Mailadressen haben, diese Fragen, ob die Adressen zukünftig für Newsletter-Versendungen genutzt werden dürfen.

Verteilerlsite im Adressbuch von Thunderbird

Davon ausgehend, dass Sie sich rechtlich abgesichert haben und sie einen wie auch immer großen Satz an Mailadressen haben, die Sie anschreiben dürfen, müssen Sie die Adressen zunächst in einer Verteilerliste von Thunderbird erfassen. Idealerweise legen Sie zunächst ein anderes als Ihr Standard-Adressbuch, um die Empfänger von den anderen Geschäftspartnern zu trennen, an. Speichern dann die noch leere Verteilerliste in dieses und befüllen abschließend die Liste mit den Adressen.

Sobald Sie das erledigt haben, steht dem Versand des ersten Newsletters kaum noch etwas im Wege.

Anmeldung und Abmeldung

Gerade etwas übermütig gewesen. Aber man muss ja motivieren!

Sie haben zwar eine Liste erstellt, aber logischerweise soll die ja wachsen. Also weitere Newsletter-Abonnementen sollten sich anmelden können. Auch wollen nicht alle dauerhaft Ihre Mailings erhalten, so dass es auch zu Abmeldungen kommen kann. Daher benötigen Sie neben der allgemeine Vorbereitung auch noch eine Lösung, wie die An- und Abmeldung durchgeführt werden soll bzw kann.

Leider bietet das Tool hierzu keine Unterstützung. Sie müssen einen manuellen Weg gehen. Also händisch die Liste aktuell halten. Was natürlich etliche Risiken beinhaltet. Sprich: Sie müssen sich Eintragungen per Mail zusenden lassen und die Mailadresse dann in die Liste per Hand übernehmen. Desgleiche gilt für die hoffentlich geringen Abmeldungen.

Problem mit dem Double OptIn

Da das AddOn keinerlei Unterstützung für Ihren Online-Auftritt bietet, stellt das Double-OptIn hier ein kleines Problem dar. Wenn Sie an eine Mailadresse gelangen, die Sie in den Newsletter aufnehmen möchten, z.B. weil sich derjenige per Mail gemeldet und Interesse bekundet hat, müssten Sie ihn fragen, ob er denn wirklich das will und könnten Ihn dann erst nach der entsprechenden Bejahung in die Liste aufnehmen.

Das bedeutet, Sie müssen bei Eingang der Mail eine entsprechende Nachfrage an denjenigen versenden. Und zwar zeitnah. Bei Anmeldung per Mail wohl kaum möglich, es sei denn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter schaut ununterbrochen im Mailkorb nach, ob eine Anmeldung eingegangen ist.

Sie müssen sich also ein eigenes Double-OptIn- Verfahren basteln.

Durchführung des Versands

Beispiel einer Mail

Nach dem Aufbau der Liste können Sie nun Mails erstellen und versenden. Natürlich sollten Sie vor dem ersten Versand sich hier noch einige Gedanken zu den Einstellungen des PlugIns machen – dazu kommen wir gleich.

Sie Schreiben also den Newsletter. Setzen in die Empfängerzeile den Namen der Newsletter-Empfängerliste und versenden diesen. Aber ACHTUNG! Jetzt kommt die große Gefahr!

Schnell wird auf den Senden-Button gedrückt. Und raus ist die Mail. Wäre ja nicht so schlimm, wenn nicht der Datenschutz wäre, denn: Jetzt kann jeder Empfänger sehen, wer die Mail noch bekommen hat. Sie könnten dies verhindern, wenn Sie statt „to“ in der Adresszeile wenigstens „BCC“ eingesetzt haben. Aber auch das birgt Probleme, denn wer versiert ist, bekommt trotzdem die Empfängerliste eventuell raus und zweitens spielt Ihnen nun die eigene Technik sehr wahrscheinlich einen Strich durch die Rechnung.

Haben Sie es nämlich geschafft, eine nichtgerade kleine Newsletter-Empfängerliste aufzubauen, dann ist die Wahrscheinlichkeit recht groß, dass

  • die Nachricht vom eigenen Mailserver nicht oder nicht an alle Empfänger versandt wird
  • der Mailserver Ihren Mail-Account vorübergehende aufgrund Spamming-Gefahr für einige Zeit für den Versand sperrt
  • Ihre Mailadresse auf Blacklists im Internet als Spammer landet.

Gewonnen haben Sie damit nichts.

Menuepunkt am Senden-Button

Also müssen Sie bei Versand aufpassen! MailMerge hilft Ihnen, ist aber leider im Mailprogramm etwas versteckt. Sie müssen auf den kleinen Pfeil rechts auf dem „Senden“-Button drücken. In dem sich öffnenden Menue finden Sie den Punkt „MailMerge“.

Unbedingt den verwenden! Ansonsten haben Sie die oben genannten Folgen zu tragen.

Das neue Fenster können Sie zum größten Teil außer Acht lassen. Der eventuell wichtigste Punkt ist hier, das Feld „Pause“. Es gibt an, welche Zeit in Sekunden zwischen den versendeten Mails vergehen soll. Spielen Sie hier ein wenig, um die optimale Zeit herauszufinden.

Nach dem Klick auf OK geht der Versand los! Nun müssen Sie nur noch (im schlimmsten Fall mehrere Stunden) warten, bis die Mails alle versandt sind.

Fenster der abschießenden Versandvorbereitung per MailMerge

Was macht das PlugIn?

Das Plugin bereitet vor dem Versand die Mail auf. Das heißt es erstellt aus dieser Mail einzelnen, die an alle benannten Empfänger versand wird. Dabei ist es egal, ob es sich um Empfänger aus Listen handelt oder einzend eingetragene. Jeder Empfänger bekommt eine Mail wo nur seine Mailadresse in der „To“-Zeile steht. Das ist im Grundprinzip alles, was MailMerge tut.

Wenn Sie etwas erfahrener mit dem Pluin sind, können Sie über die Plugin-Seite sich die Platzhalter ansehen. Denn MailMerge kann an sich noch etwas mehr. Sie könnten z.B. die Mails personalisieren.

Nacharbeiten

Nach dem der Versand erfolgt ist, was einige Stunden dauern kann, ist die Arbeit noch nicht getan. Nun müssen Sie die Rückläufer prüfen. Was ist warum zu rück gekommen? Gibt es einzelne Adressen nicht mehr, oder kam die Mail zurück, weil der Postkorb des Empfängers voll ist? Etc. Entsprechend sind die Listen durchzusehen: Fehlerhafte Adressen berichtigen, nicht mehr bestehende löschen usw. Ein erheblicher Aufwand.

Aber nicht der einzige! Denn die Erweiterung splittet ja die Empfängerliste zu Einzelmails auf. Das müllt Ihren Postausgang voll, den Sie auch um die Newsletter-Mails bereinigen sollten.

Fazit

MailMerge weist ein paar nicht zu vernachlässigende Vorteile auf. Jedoch hat es auch Nachteile.

Vorteile

Nachteile

  • Schnelle Umsatzbarkeit ohne großen Aufwand
  • Empfängerliste in Hoheit/Verfügungsbereich des Nutzers
  • Datenschutz hinsichtlich gespeicherter Mailadressen gewährleistet
  • Nutzung des eigenen Mailprogramms
  • Verhindert Sperre durch eigenen Mailserver
  • Verhindert das Sender automatisch auf Blacklisten landet
  • Empfänger sieht nicht, wer noch alles die Mail bekommen hat
  • Auf den Empfänger individualisierbar
  • Anhänge können versandt werden
  • Nur für kleinere Empfängerlisten geeignet
  • Hoher manueller Pflegeaufwand hinsichtlich der Listen
  • Datenschutzrisiko bei falscher Bedienung des Mailprogramms
  • Nur für Thunderbird
  • Versand des gesamten Newsletters dauert aufgrund Einzelversand mit Pausen sehr lange (mehrer Stunden)
  • Starke Belastung des Speicherplatzes im Ausgangskorb durch Einzelmails
  • Kein OptIn-Verfahren
  • Kein geregeltes Abmeldeverfahren
  • Da aus Mailprogramm versendet keine Sicherstellung eines einheitlichen Look&Feel je Newsetter
  • Kein Newsletter-Archiv
  • Keine Bilder und Medien einbindbar
  • Vermittelt keine Professionalität

Der Newsletterversand per MailMerge sollte daher lediglich als Einstieg angesehen werden. Es ist ideal, wenn man a) nur wenige Empfänger hat und b) man nicht unbedingt auf ein professionelles Auftreten Wert legen will oder muss. Unseres Erachtens ist es unabdingbar, sich gerade bei geschäftlichen Newslettern / Massenmails nach umfangreicheren Lösungen umzusehen.

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