So ermitteln Sie den Umsatz pro Mitarbeiter korrekt

Eine wichtige Größe im Personalcontrolling ist der Umsatz pro Mitarbeiter. Leider können jedoch gravierende Fehler bei der Bestimmung der Kennzahl unterlaufen. Diese gilt es jedoch zu vermeiden, damit man eine „korrekte“ – besser: gute bzw. aussagekräftige — Kennzahl erhält.

Wir werden uns vom einfachsten Ansatz zu genauestens vorarbeiten und letztendlich diese bewerten.

Ermittlung über die physische Mitarbeiterzahl

Der einfachste Ansatz ist, zum Einen den Umsatz in einem Zeitraum zu ermitteln, zum anderen die physische Anzahl der Mitarbeiter zu bestimmen. Im Anschluss hieran wird der Umsatz lediglich durch die Mitarbeiterzahl geteilt.

umsatz-pro-mitarbeiter

Um zu verhindern, dass die Mitarbeiterfluktuation sich auf die Kennzahl verfälschend auswirkt, ist die der Zeitraum natürlich möglichst klein, jedoch sinnvoll groß zu wählen. Idealerweise nimmt man hier einen Monat.

Bei diesem Ansatz werden jedoch Annahmen impliziert, die nicht unbedingt gegeben sind. Wenn Sie so die Kennzahl ermitteln gehen Sie — bewusst oder unbewusst — davon aus, dass alle Mitarbeiter die gleiche Monatsarbeitszeit haben. Zu dem betrachten Sie innerhalb des Zeitraums neu eintretende bzw. ausscheidende Mitarbeiter nicht korrekt.

Daher ist es wichtig, dass Sie die Mitarbeiterzahl zunächst auf Ganztageskräfte normieren!

Ermittlung über die Sollstunden

Bleiben wir bei dem zu analysierenden monatlichem Zeitraum. Sie müssen zunächst ermitteln, wie die monatliche Sollarbeitszeit in Stunden einer Ganztagskraft im Durchschnitt ist. Dies bestimmen Sie folgend

monatliche-sollarbeitsstunden

Auf diesem Weg kommen Sie bei einer 40-Stunden-Woche auf eine durchschnittliche Sollarbeitszeit von 173,33 Stunden im Monat.

Im Anschluss führen Sie diese Ermittlung für jeden Mitarbeiter durch und addieren die Sollstunden zusammen. Diese Summe wird schließlich durch die die monatliche Sollarbeitszeit einer Ganztagskraft geteilt. Das Ergebnis zeigt Ihnen, wie viele Ganztagskräfte Sie unter der Berücksichtigung der Teilzeitarbeitskräfte von Ihnen eingesetzt werden.

Die Tabelle soll Ihnen noch einmal die Unterschiede der Vorgehensweise darlegen. Beispielhaft gehen wir davon aus, dass das Unternehmen 10 Mitarbeiter hat. Davon sind 2 mit einer 20 Stunden-Woche, 2 mit einer 15 Stunden-Woche und die restlichen mit einer 40 Stundenwoche angestellt. Links sehen Sie das Ergebnis des Durchzählens, rechts die über die Sollstundenzahl ermittelte Personalzahl

Anzahl effektiv vorhandenen Mitarbeiter Mitarbeiterzahlt unter Berücksichtigung der durchschnittlichen Monatsarbeitszeit
Mitarbeiter mit 40 Stundenwoche 6 6
Mitarbeiter mit 20 Stundenwoche 2 1
Mitarbeiter mit 15 Stundenwoche 2 0,75
Summe 10 7,75

Bei einem Umsatz von angenommenen 20.000 EUR im Monat, erreichen Sie nach linker Personalzahlbestimmung 2.000 EUR pro Kopf, nach der rechten Ermittlung rund 2.580 EUR.

In dem Beispiel haben wir jetzt innerhalb des Monats ausscheidende oder hinzukommende Mitarbeiter nicht betrachtet. Diese jedoch in das Modell einzubauen ist an sich jedoch recht einfach, wenn man diese Schrumpfmonate als Teilzeittätigkeit ansieht.

Ermittlung über die Istarbeitszeit

Mit dem zweiten Ansatz haben wir die bestehende Mitarbeiterzahl durch die Normierung auf Vollzeitkräfte reduziert und folglich den Umsatz pro Mitarbeiter erhöht. Natürlich können Sie auch über die monatlichen effektiven Gesamtstunden gehen. In diesem Fall würden Überstunden genauso hineinzählen wie Minusstunden herausfallen würden; auch Krankentage oder Urlaub wären dann nicht zu berücksichtigen, da diese Zeiten nicht effektiv zur Umsatzgenerierung verwendet wurde.

Nehmen wir unser obiges Beispiel der Mitarbeiter und ihrer Vertraglich vereinbarten Zeiten. Gehen dabei davon aus, dass genau 20 Arbeitstage im betrachteten Monat zu arbeiten sind. Alle Arbeitskräfte waren da (was in Wirklichkeit selten der Fall ist). Die Vollzeitkräfte haben im betrachteten Monat zusammen 100 Überstunden gemacht (nicht mal eine Stunde pro Tag mehr!), die 2-Stundenkräfte kommen auf 30 Überstunden und die 15 Stundenkräfte auf 25 Überstunden.

Sollarbeitszeit Istarbeitszeit
Mitarbeiter mit 40 Stundenwoche 4 W * 40 h * 6 = 960 h 4W *40 h* 6 + 100 h = 1060 h
Mitarbeiter mit 20 Stundenwoche 4 W * 20 h *2 = 160 h 4 W * 20 h *2 + 30 h = 190 h
Mitarbeiter mit 15 Stundenwoche 4 W* 15 h *2 = 120 h 4 W* 15 h *2 + 25 h = 145 h
Summe 1240 h 1395

 

Durchschnittlich kommen wir rechts wieder auf 7,75 Mitarbeiter (1240 / 40 / 4). Rechts dagegen auf 8,72 Mitarbeiter. Bei dieser rechten Betrachtung senken Sie Ihren Umsatz pro Mitarbeiter im Vergleich zu der Betrachtung über die Sollarbeitszeit auf rund 2.293 EUR

Anwendungsproblematik

Die obigen Betrachtungsweisen werden wichtig, sobald Zahlen miteinander verglichen werden. Vor allem dann, wenn Sie Ihre Werte mit zur Verfügung stehenden externen Statistiken in Bezug bringen wollen, müssen Sie sich hier Gedanken machen, wie Sie die internen Kennzahlen bestimmen, um eine Vergleichbarkeit anzustreben.

Aber auch bei internen Meetings kommt es nicht selten vor, dass unterschiedliche Werte mit dem gleichen Namen im Raum stehen und auf den ersten Blick falsch wirken. Jedoch sind sie nicht selten einfach nur unterschiedlich bestimmt.

Der Ansatz des Durchzählens körperlich vorhandener Mitarbeiter ist in unserem Beispiel der schlechteste, um eine genaue Kennzahl „Umsatz pro Mitarbeiter“ zu erhalten. Sie setzt voraus, dass alle Mitarbeiter die gleiche Arbeitszeit aufweisen. Die Ermittlung über die Iststundenzahlen ist der genaueste, aber der rechenintensivste Ansatz. Zu dem haben Sie in jedem Betrachtungszeitraum eine andere „Mitarbeiterzahl“, da die Fehlzeiten und Überstunden berücksichtigt werden, was die Planung erschwert.

Gehen Sie jedoch über die Sollarbeitszeiten haben die Kennzahlen eine gewisse Kontinuität. Sie haben lediglich eine Unbekannte in der Rechnung: der Umsatz im betrachteten Zeitraum.

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