Warum Rechnungsprüfung wichtig ist

Es sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, dass eingehende Rechnungen geprüft werden. Leider ist dies aber bei etlichen KMU nicht der Fall. Wodurch Ihnen einiges an Geld verloren geht.
Daher wollen wir Sie für die Rechnungsprüfung sensibilisieren.

Warum Rechnungen prüfen?

Jemand hat eine Dienstleistung erbracht oder Waren geliefert. Irgendwann kommt die Rechnung. Und dass man sie bezahlen muss, ist selbstverständlich und eine Ehrensache.

Wer sich mit der Rechnungsprüfung etwas ausgiebiger auseinandersetzt stellt fest: Nicht wenige Rechnungen sind fehlerhaft bis absolut falsch. Es handelt sich hierbei um Formfehler, also Rechnungen, die nicht entsprechend rechtlicher Vorgaben aufgebaut sind, wie auch um gänzlich falsche Abrechnungen, also inhaltlich nicht korrekte. Die Fehler sind vielfältig.

Welche Fehler gibt es?

Es gibt an sich nur zwei grundlegende Fehlerarten. Beide können jedoch für Sie teuer werden. Entweder, weil Sie zu viel zahlen oder weil die Rechnung z.B. nicht vom Finanzamt als Betriebsausgabe anerkannt wird.

Formfehler

Hierbei handelt es sich um den seltesten Fehler. Unter Formfehler fallen u.a.

  • fehlende Angaben zum Rechnungssteller
  • fehlende Bankverbindung
  • fehlende steuerliche Angaben, wie USt-ID, Ausweis der USt (bzw. Hinweis, warum diese nicht ausgewiesen wird) etc.
  • fehlender Hinweis, dass es sich um eine Rechnung handelt
  • fehlender Hinweis auf welche Lieferung oder welches Leistungsdatum sich die Rechnung bezieht.

Formfehler können dazuführen, dass die Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt wird und Sie im Falle einer Steuerprüfung in Erklärungsnot kommen. Sie sind jedoch aufgrund der in der Regel verwendeten Rechnungslegungssoftware bzw. der Prüfungen des Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfer des Rechnungsstellers recht selten.

Jedoch sollte eine formale Rechnungsprüfung nicht vollkommen außer Acht gelassen werden. Denn trotz der verwendeten Software kann durch einen Bedienfehler relevante formale Informationen fehlen oder falsch sein.

Rechenfehler

Natürlich können in gelegentlichen Fällen Rechnungen mathematische Fehler beinhalten. Sie sind ebenfalls sehr selten, denn die Programme zur Rechnungserstellung sind an sich wenigstens rechnerisch ausgereift. Die Fehler treten daher nur dann auf, wenn der Rechnungssteller eine neue Buchhaltungssoftware installiert und diese noch nicht fehlerfrei arbeitet oder die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur noch nicht geklappt hat.

Bei der Prüfung kann man sich hier manchmal etwas blamieren, da die verschiedenen Programme mit unterschiedlich vielen Nachkommstellen rechnen und sich daraus Rundungsdifferenzen ergeben. Denken Sie an Telefonkostenabrechnungen, die oftmals mit 4 Nachkommastellen ausgestellt werden, während „normale“ Einkäufe bei einem Großhändler nur 2 Nachkommastellen ausweisen.

Inhaltsfehler

Der häufigste Fall fehlerhafter Rechnungen betrifft den Umfang der in Rechnung gestellten Positionen, Leistungen oder Waren.

Hier geht es darum, dass nicht erbrachte Leistungen abgerechnet werden, Mengen nicht stimmen, vereinbarte Nachlässe oder Fixpreise nicht berücksichtigt wurden usw.

  • Einige Beispiele von Rechnungsfehlern sind:
  • Anfahrtkilometer zu hoch
  • Fahrzeiten nicht nachvollziehbar in Hinblick auf Anfahrtstrecke und zu hoch
  • Arbeitszeiten stimmen nicht
  • Materialpreise nicht laut Bestellung, Absprache etc.
  • verbrauchtes Material nicht korrekt
  • nicht erbrachte Leistungen auf der Rechnung
  • Doppelt abgerechnete Anfahrten (Anfahrtspauschale und Kilometer / Fahrzeit)
  • Sperrgutzuschläge / Speditionszuschäge, obwohl mit normaler Post versendet
  • Rechnung, obwohl Leistung noch nicht vollständig (gemäß Vereinbarung) erbracht

Bitte nicht falsch verstehen: Wir unterstellen hier nicht unbedingt eine Absicht. Oft kann das Rechnungswesen als Rechnungssteller gar nichts für solche Fehler. Hier liegt es in der Regel an einer schlechten Kommunikation beim rechnungsstellenden Unternehmen, also am Informationsfluss vom leitungserbringenden Bereich des Lieferanten zum rechnungsschreienden Bereich.

Es lässt sich aber feststellen:

  1. Wenn Sie keine oder nur eine sporadische Rechnungsprüfung durchführen und der Lieferant kommt dahinter, ist die Wahrscheinlichkeit recht hoch, dass in den Rechnungen gelegentlich Positionen etwas zu Gunsten des Lieferanten abgerechnet werden
  2. Wenn Sie eine regelmäßige Rechnungsprüfung tätigen, dann nimmt auf mittelfristige Sicht die Zahl der fehlerhaften Rechnungen ab.

Was muss man gegen fehlerhafte Rechnungen machen?

Fehler kann man nur durch kontinuierliche Rechnungsprüfung aufdecken. Sobald ein Fehler in einer Rechnung entdeckt worden ist, muss diese umgehend reklamiert werden.

Reklamationen können unterschiedlich erfolgen. So senden einige Unternehmen die Rechnung komplett zurück. Andere teilen nur mit, was falsch ist, und warten dann auf eine Gutschrift und/oder überweisen nur den akzeptierten Teil der Rechnungen.

Wie Sie vorgehen, ist vollkommen egal. Wichtig ist, dass Sie die eingehenden Rechnungen konsequent prüfen. Denn fehlerhafte Rechnungen sind häufiger als manch einer denkt (siehe auch „Fehlerhafte Kassenbons sind an der Tagesordnung“ von konsumhelfer.de).

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